Colegio María Auxiliadora
Colegio María Auxiliadora
COLEGIO MARÍA AUXILIADORA ALTICO – NEIVA
Instituto de las Hijas de María Auxiliadora – Provincia Nuestra Señora de Las Nieves
Versión: 1.0
Fecha de aprobación: 5 septiembre 2026
Responsable de aprobación: Rectoría / Representante Legal
Ciudad: Neiva, Huila, Colombia
El COLEGIO MARÍA AUXILIADORA ALTICO, institución educativa privada, de carácter confesional cristiano católico, perteneciente al Instituto de las Hijas de María Auxiliadora – Provincia de Nuestra Señora de Las Nieves, en adelante EL COLEGIO, en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes y aplicables, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
Para efectos de esta política, EL COLEGIO actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, utiliza, circula, actualiza, transmite, transfiere o, cuando corresponda, suprime.
Razón social: COLEGIO MARÍA AUXILIADORA ALTICO
NIT: 860.033.785-5
Domicilio: Neiva, Huila, Colombia
Dirección: Carrera 12 No. 4-50, Barrio Altico
Teléfono: 608 857 7650
Móvil: 316 399 1840
Correo electrónico: [email protected]
Página web: https://colmauxineiva.edu.co/
La información anterior corresponde a los datos institucionales publicados por EL COLEGIO y a la identificación consignada en su Manual de Convivencia.
La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos, principios, procedimientos y reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, conservación y supresión de los datos personales tratados por EL COLEGIO.
Su finalidad es garantizar el derecho constitucional de hábeas data, la intimidad, el buen nombre, la privacidad y demás derechos relacionados con la protección de los datos personales de los integrantes de la comunidad educativa.
La Política busca igualmente establecer mecanismos que permitan a los titulares conocer el tratamiento que EL COLEGIO realiza sobre su información y ejercer sus derechos de conformidad con la legislación colombiana.
Esta Política aplica a todos los datos personales registrados en bases de datos físicas, digitales, electrónicas, audiovisuales o de cualquier otra naturaleza que sean objeto de tratamiento por parte de EL COLEGIO.
Comprende, entre otros, los datos relacionados con:
Aspirantes y candidatos a estudiantes.
Estudiantes activos.
Egresados y exalumnos.
Padres, madres y representantes legales.
Acudientes y personas autorizadas.
Docentes.
Directivos.
Personal administrativo.
Personal de servicios generales.
Contratistas.
Proveedores.
Prestadores de servicios.
Visitantes.
Voluntarios.
Participantes en actividades institucionales.
Usuarios de la página web.
Personas que se comunican con EL COLEGIO.
Personas que participan en eventos, actividades académicas, culturales, deportivas, pastorales o institucionales.
También comprende la información obtenida mediante formularios físicos o digitales, procesos de admisión y matrícula, plataformas académicas, sistemas administrativos, correo electrónico, página web, aplicaciones institucionales, registros audiovisuales, fotografías, sistemas de videovigilancia y demás medios legítimos utilizados por EL COLEGIO.
La presente Política se fundamenta principalmente en:
Constitución Política de Colombia, especialmente los artículos 15, 20, 44, 67 y concordantes.
Ley Estatutaria 1581 de 2012 – régimen general de protección de datos personales.
Decreto 1074 de 2015, especialmente las disposiciones relativas al tratamiento de datos personales.
Decreto 1377 de 2013, en aquello que continúe siendo aplicable y se encuentre compilado o desarrollado por el Decreto 1074 de 2015.
Ley 1098 de 2006 – Código de la Infancia y la Adolescencia.
Ley 1620 de 2013 – Sistema Nacional de Convivencia Escolar.
Decreto 1965 de 2013, en lo pertinente al Sistema Nacional de Convivencia Escolar.
Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial o de servicios.
Ley 1712 de 2014, cuando resulte aplicable a información pública y a las excepciones relacionadas con información clasificada o reservada.
Las disposiciones, circulares, conceptos y guías expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC.
Las demás normas que modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan las anteriores.
La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información personal recogida en bases de datos o archivos y establece principios, categorías especiales, derechos de los titulares, deberes de responsables y encargados y mecanismos de protección.
Para efectos de esta Política se adoptan, entre otras, las siguientes definiciones:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta, transmisión, transferencia, supresión o cualquier otra forma de utilización.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Para efectos de esta Política, EL COLEGIO es el Responsable del Tratamiento, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan a la entidad propietaria y a terceros que actúen como encargados.
Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Entre otros, pueden comprender datos relativos a salud, datos biométricos, información sobre discapacidad, orientación sexual, creencias religiosas, origen étnico, información genética y otros establecidos por la legislación.
Información personal perteneciente a personas menores de dieciocho (18) años.
Estos datos reciben protección reforzada y su tratamiento debe observar el interés superior del menor, el respeto de sus derechos fundamentales y las condiciones establecidas por la Ley 1581 de 2012 y la jurisprudencia constitucional.
Consentimiento previo, expreso e informado del titular o de quien esté legitimado para otorgarlo, para realizar el tratamiento de sus datos personales.
Tratamiento que implica el envío de datos personales a un receptor ubicado dentro o fuera de Colombia, cuando corresponda conforme a la legislación.
Tratamiento de datos personales que supone comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por cuenta del Responsable.
EL COLEGIO aplicará los principios establecidos en la legislación colombiana, especialmente:
El tratamiento se realizará dentro del marco de la Constitución, la ley y las demás disposiciones aplicables.
Los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al titular.
El tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada cuando esta sea legalmente exigible.
El silencio no se entenderá como autorización.
La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
EL COLEGIO garantizará al titular el derecho a obtener información sobre los datos que sean objeto de tratamiento.
Los datos personales no serán divulgados indiscriminadamente y su acceso estará limitado a las personas autorizadas o a quienes tengan una legitimación legal para conocerlos.
EL COLEGIO implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada su relación con EL COLEGIO, cuando corresponda.
Dependiendo de la relación con el titular y de la finalidad correspondiente, EL COLEGIO podrá tratar:
Nombres y apellidos.
Documento de identidad.
Fecha y lugar de nacimiento.
Nacionalidad.
Fotografía.
Firma.
Datos de contacto.
Dirección.
Teléfono.
Correo electrónico.
Información de contacto de padres, acudientes y personas autorizadas.
Matrícula.
Grado.
Historial académico.
Calificaciones.
Evaluaciones.
Observaciones pedagógicas.
Procesos de seguimiento.
Información relacionada con actividades académicas.
Certificados y constancias.
Información de padres, madres, representantes legales y acudientes.
Información necesaria para establecer contactos de emergencia.
Personas autorizadas para recoger al estudiante.
Información requerida para garantizar la seguridad del estudiante.
Cuando resulte necesaria:
Información de facturación.
Información de pagos.
Información contractual.
Información requerida para la administración de obligaciones económicas.
Respecto de trabajadores, docentes y colaboradores:
Hoja de vida.
Información contractual.
Seguridad social.
Información de nómina.
Información requerida para el cumplimiento de obligaciones laborales y legales.
Cuando sea necesaria para cumplir finalidades legítimas relacionadas con:
Atención de emergencias.
Seguridad y bienestar del estudiante.
Procesos de inclusión.
Recomendaciones médicas.
Actividades escolares.
Educación física y deportes.
Accidentes escolares.
Seguros.
Cumplimiento de obligaciones legales.
Por tratarse de información que puede constituir dato sensible, su tratamiento estará sujeto a las garantías especiales establecidas por la legislación.
Debido a la naturaleza educativa de EL COLEGIO, una parte importante de la información tratada corresponde a estudiantes menores de edad.
EL COLEGIO reconoce que los niños, niñas y adolescentes son sujetos de especial protección constitucional.
En consecuencia, el tratamiento de sus datos deberá:
Respetar el interés superior del menor.
Garantizar el respeto de sus derechos fundamentales.
Ser realizado para finalidades legítimas y directamente relacionadas con la actividad educativa, institucional, administrativa, de protección y formación.
Contar con la autorización del representante legal cuando esta sea exigible.
Permitir que el menor sea escuchado y que se valore su opinión de acuerdo con su edad y madurez.
Aplicar medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.
Evitar la circulación indiscriminada de su información.
Evitar tratamientos que puedan generar discriminación, estigmatización, exposición indebida o afectación de su dignidad.
La SIC ha reiterado que el tratamiento de datos de menores está sujeto a un estándar reforzado y debe atender el interés superior, los derechos fundamentales y el derecho del menor a ser escuchado, además de la autorización del representante legal cuando corresponda.
EL COLEGIO tratará los datos personales para las siguientes finalidades, según corresponda a cada titular:
Gestionar procesos de admisión.
Verificar información suministrada.
Formalizar matrículas.
Prestar el servicio educativo.
Elaborar y conservar registros académicos.
Gestionar evaluaciones y calificaciones.
Realizar seguimiento académico.
Desarrollar procesos pedagógicos.
Gestionar actividades extracurriculares.
Desarrollar actividades deportivas, culturales, artísticas y pastorales.
Gestionar salidas pedagógicas y actividades institucionales.
Identificar al estudiante.
Expedir carnés.
Gestionar seguros estudiantiles.
Atender situaciones de emergencia.
Garantizar la seguridad de los estudiantes.
Contactar a padres, acudientes y personas autorizadas.
Gestionar procesos de inclusión educativa.
Atender necesidades particulares del estudiante.
Desarrollar procesos de orientación escolar cuando corresponda.
Cumplir obligaciones legales frente a autoridades educativas.
Atender requerimientos de autoridades competentes.
Elaborar estadísticas institucionales.
Gestionar plataformas educativas y tecnológicas.
Facilitar comunicaciones institucionales.
Emitir certificados, constancias y diplomas.
Conservar la historia académica de los estudiantes y egresados.
Gestionar procesos de admisión y matrícula.
Mantener comunicación institucional.
Informar sobre actividades académicas y administrativas.
Gestionar obligaciones contractuales.
Gestionar pagos y facturación.
Coordinar reuniones.
Gestionar autorizaciones.
Contactar en casos de emergencia.
Verificar las personas autorizadas para retirar estudiantes.
Atender solicitudes, quejas, reclamos y consultas.
Gestionar procesos de selección.
Administrar relaciones laborales o contractuales.
Cumplir obligaciones laborales y de seguridad social.
Gestionar nómina.
Administrar evaluaciones y procesos internos.
Controlar accesos.
Garantizar la seguridad institucional.
Cumplir obligaciones legales.
Gestionar relaciones contractuales.
Realizar pagos.
Verificar requisitos legales.
Gestionar ingreso a las instalaciones.
Garantizar seguridad.
Cumplir obligaciones contables, fiscales y contractuales.
Los datos suministrados a través de formularios, correo electrónico u otros canales digitales podrán ser utilizados para:
Responder solicitudes.
Contactar al solicitante.
Gestionar procesos de admisión.
Atender peticiones, quejas, reclamos o consultas.
Prestar servicios institucionales.
Gestionar comunicaciones relacionadas con las actividades de EL COLEGIO.
EL COLEGIO podrá realizar fotografías, grabaciones audiovisuales y registros de actividades institucionales, académicas, deportivas, culturales, pastorales y de integración.
Cuando dichos registros permitan identificar a una persona, serán tratados conforme al régimen de protección de datos personales.
En el caso de estudiantes menores de edad, EL COLEGIO aplicará medidas reforzadas y solicitará las autorizaciones correspondientes cuando el tratamiento así lo requiera.
La utilización de fotografías o videos de estudiantes con fines de promoción institucional, publicidad, campañas, página web, redes sociales, piezas gráficas, videos institucionales o similares deberá contar con la autorización específica correspondiente del representante legal cuando sea exigible.
La autorización para la prestación del servicio educativo no deberá entenderse automáticamente como autorización para utilizar la imagen de un menor con fines publicitarios o promocionales.
La SIC ha señalado expresamente que, en entornos educativos, la imagen de los menores no debe emplearse para usos promocionales o publicitarios sin la autorización expresa correspondiente.
EL COLEGIO podrá utilizar sistemas de videovigilancia en determinadas áreas de sus instalaciones con finalidades de:
Seguridad.
Protección de estudiantes.
Protección de trabajadores.
Protección de visitantes.
Prevención de riesgos.
Control de acceso.
Prevención de conductas que puedan afectar la integridad de las personas.
Atención de incidentes.
Apoyo a investigaciones internas o requerimientos de autoridades competentes.
Las imágenes captadas mediante videovigilancia serán consideradas información sometida al régimen de protección de datos personales.
EL COLEGIO implementará avisos de videovigilancia en lugares visibles y aplicará medidas de seguridad y acceso restringido.
Las imágenes no serán utilizadas para finalidades incompatibles con aquellas que justificaron su captura.
La SIC considera que la captación, grabación, almacenamiento, transmisión y reproducción de imágenes mediante videovigilancia constituyen operaciones de tratamiento de datos personales.
El período de conservación será el estrictamente necesario para cumplir la finalidad correspondiente, sin perjuicio de la conservación adicional que pueda ser necesaria cuando las imágenes constituyan evidencia de un incidente, investigación, reclamación, proceso disciplinario, administrativo o judicial.
EL COLEGIO evitará solicitar datos sensibles que no sean necesarios.
Cuando el tratamiento de datos sensibles resulte necesario, se aplicarán las condiciones especiales establecidas en la legislación colombiana.
La autorización deberá ser expresa e informada cuando corresponda, indicando claramente:
Qué dato sensible será tratado.
Para qué finalidad.
El carácter facultativo de responder preguntas relacionadas con datos sensibles, cuando así corresponda.
Las consecuencias de suministrar o no suministrar la información cuando sean relevantes.
En ningún caso EL COLEGIO podrá utilizar datos sensibles para generar discriminación.
En caso de implementar sistemas que involucren huellas, reconocimiento facial, identificación biométrica u otros mecanismos similares, EL COLEGIO deberá realizar previamente el análisis de necesidad, proporcionalidad, finalidad y legitimidad del tratamiento.
Los datos biométricos serán considerados datos sensibles y tendrán medidas reforzadas de seguridad.
Su implementación deberá estar soportada por procedimientos institucionales específicos y las autorizaciones que legalmente correspondan.
EL COLEGIO solicitará la autorización del titular o de quien esté legalmente facultado para otorgarla, antes o a más tardar al momento de la recolección, cuando esta sea exigida.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos o electrónicos que permitan demostrar posteriormente su existencia.
El mecanismo utilizado deberá permitir acreditar:
Identidad del titular o de su representante.
Fecha de autorización.
Finalidades informadas.
Datos objeto de tratamiento.
Manifestación de voluntad.
La SIC ha precisado que la autorización puede obtenerse por escrito, verbalmente o mediante conductas inequívocas, siempre que puedan ser consultadas posteriormente y nunca mediante el simple silencio del titular.
La autorización no será necesaria exclusivamente en los casos establecidos por la legislación, entre ellos:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el registro civil de las personas.
Las demás excepciones expresamente establecidas por la legislación.
La inexistencia de autorización no significa que EL COLEGIO pueda desconocer los demás principios y deberes establecidos por la Ley 1581 de 2012.
Los titulares tienen derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
Conocer las finalidades del tratamiento.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Solicitar la actualización de información.
Solicitar la rectificación de datos incorrectos, incompletos o inexactos.
Solicitar la supresión de datos cuando corresponda.
Revocar la autorización cuando legalmente sea posible.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Acceder a sus datos personales en los términos legales.
Solicitar información sobre las personas o entidades autorizadas para tratar sus datos.
Ejercer los demás derechos reconocidos por la Constitución y la legislación.
La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a EL COLEGIO a conservar la información.
EL COLEGIO garantizará una protección reforzada respecto de los datos de menores de edad.
La Ley 1098 de 2006 reconoce expresamente el derecho de los niños, niñas y adolescentes a la intimidad y establece obligaciones especiales de protección por parte de los establecimientos educativos.
En consecuencia:
No se divulgarán indiscriminadamente datos personales de estudiantes.
Se limitará la circulación de información académica y personal.
Se protegerá especialmente la información relacionada con salud, convivencia, orientación escolar, situaciones familiares y demás información sensible.
Se evitará la publicación de información que pueda generar identificación o exposición indebida.
Se observará el interés superior del menor.
EL COLEGIO se compromete a:
Garantizar al titular el ejercicio de sus derechos.
Solicitar y conservar las autorizaciones cuando sean necesarias.
Informar las finalidades del tratamiento.
Utilizar la información exclusivamente para las finalidades autorizadas o legalmente permitidas.
Mantener la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
Actualizar la información cuando corresponda.
Rectificar información incorrecta cuando proceda.
Atender consultas y reclamos.
Adoptar medidas para evitar accesos no autorizados.
Exigir confidencialidad a las personas que intervengan en el tratamiento.
Regular contractualmente el tratamiento realizado por encargados.
Gestionar adecuadamente los incidentes de seguridad.
Cumplir las instrucciones y requerimientos de la autoridad competente.
Mantener disponible la presente Política.
Registrar las bases de datos ante la autoridad competente cuando exista obligación legal de hacerlo.
EL COLEGIO podrá contratar terceros que actúen como encargados del tratamiento.
Estos podrán incluir, entre otros:
Proveedores de plataformas académicas.
Proveedores tecnológicos.
Sistemas de facturación.
Proveedores de almacenamiento.
Empresas de seguridad.
Servicios de transporte escolar, cuando corresponda.
Proveedores de seguros.
Proveedores de servicios médicos o de emergencias.
Proveedores de comunicaciones.
Proveedores de correo electrónico.
Servicios de alojamiento web.
Plataformas institucionales.
Cuando sea necesario, EL COLEGIO establecerá mediante contratos las obligaciones de confidencialidad, seguridad, finalidad, acceso restringido, conservación y demás obligaciones aplicables.
EL COLEGIO podrá transmitir o transferir información personal cuando sea necesario para la prestación del servicio educativo, el cumplimiento de obligaciones legales, la ejecución de contratos, la prestación de servicios tecnológicos o administrativos o cuando exista autorización o habilitación legal.
Cuando corresponda, se implementarán las medidas contractuales, técnicas y administrativas necesarias para garantizar la protección de la información.
Las transferencias internacionales estarán sujetas a las condiciones establecidas por la legislación colombiana.
EL COLEGIO implementará medidas razonables de carácter:
Administrativo.
Técnico.
Tecnológico.
Organizacional.
Físico.
Estas medidas estarán orientadas a prevenir:
Pérdida de información.
Alteración.
Destrucción.
Acceso no autorizado.
Divulgación indebida.
Uso fraudulento.
Tratamiento no autorizado.
Los sistemas y plataformas deberán utilizar mecanismos razonables de autenticación y control de acceso.
EL COLEGIO contará con procedimientos para identificar, gestionar, documentar y, cuando corresponda, reportar incidentes relacionados con datos personales.
Se consideran incidentes, entre otros:
Pérdida de dispositivos.
Robo de información.
Acceso no autorizado.
Envío accidental de información a terceros.
Publicación indebida.
Ataques informáticos.
Divulgación no autorizada.
Alteración o destrucción de información.
Cuando sea legalmente obligatorio, EL COLEGIO realizará los reportes correspondientes ante la autoridad competente y adoptará medidas para reducir los riesgos y evitar la repetición del incidente.
Todas las personas que tengan acceso a información personal en desarrollo de sus funciones deberán mantener la confidencialidad de dicha información.
Esta obligación continuará incluso después de terminada la relación laboral, contractual o institucional, cuando así corresponda.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y durante los períodos exigidos por la legislación.
En el caso de los estudiantes, determinada información académica e institucional podrá conservarse durante períodos prolongados cuando sea necesaria para:
Expedir certificados.
Acreditar estudios.
Elaborar constancias.
Conservar la historia académica.
Atender obligaciones legales.
Responder requerimientos de autoridades.
La conservación no implica autorización para utilizar la información para finalidades diferentes.
EL COLEGIO procederá a la supresión de los datos personales cuando:
Ya no sean necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados.
No exista obligación legal o contractual de conservarlos.
Sea procedente la solicitud del titular.
Haya finalizado el período de conservación aplicable.
La supresión podrá realizarse mediante eliminación física, digital, anonimización u otro mecanismo técnicamente adecuado.
Los titulares, sus representantes legales o las personas autorizadas podrán presentar consultas sobre sus datos personales.
La solicitud deberá contener, como mínimo:
Nombre del solicitante.
Documento de identificación.
Calidad en la que actúa.
Datos de contacto.
Descripción de la solicitud.
Información que permita identificar los datos consultados.
EL COLEGIO verificará la identidad y legitimación del solicitante antes de entregar información.
Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana.
Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada, rectificada, suprimida o que existe un incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos, podrá presentar un reclamo.
El reclamo deberá incluir:
Identificación del titular.
Identificación del representante, cuando corresponda.
Descripción de los hechos.
Solicitud concreta.
Dirección o correo para recibir respuesta.
Documentos que soporten la solicitud, si los tiene.
EL COLEGIO dará trámite al reclamo conforme a los términos previstos por la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de:
Correo electrónico: [email protected]
Dirección física:
Carrera 12 No. 4-50
Barrio Altico
Neiva – Huila, Colombia
Teléfono: 608 857 7650
Móvil: 316 399 1840
Página web:
https://colmauxineiva.edu.co/
Las solicitudes relacionadas con protección de datos deberán indicar en el asunto: “Protección de Datos Personales – Habeas Data”.
Los titulares podrán presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC cuando consideren que EL COLEGIO ha incumplido las normas de protección de datos personales.
Sin perjuicio de lo anterior, el titular deberá agotar previamente el trámite de consulta o reclamo ante EL COLEGIO, conforme a la legislación aplicable.
La información relacionada con situaciones de convivencia escolar, orientación, protección, conflictos, acoso escolar, violencia, vulneración de derechos u otras situaciones similares tendrá carácter restringido.
EL COLEGIO limitará su acceso a las personas que, por sus funciones, deban conocerla.
La información solamente será compartida con autoridades, padres, representantes legales, profesionales o terceros cuando exista fundamento legal, autorización o sea necesario para proteger los derechos del estudiante.
Lo anterior se aplicará sin perjuicio de los deberes legales de reporte o activación de rutas de atención previstos en la normativa de convivencia escolar y protección de niños, niñas y adolescentes.
La información académica será administrada bajo criterios de confidencialidad y acceso restringido.
Podrán acceder a ella, según corresponda:
El estudiante.
Sus representantes legales o personas legitimadas.
Personal autorizado del colegio.
Autoridades competentes.
Terceros que cuenten con autorización o fundamento legal.
EL COLEGIO podrá conservar los registros académicos durante períodos prolongados cuando sean necesarios para acreditar los estudios realizados y cumplir obligaciones legales e institucionales.
La SIC ha reconocido la necesidad de conservar determinada información académica de estudiantes y egresados durante períodos prolongados cuando sea necesaria para garantizar la disponibilidad de certificados y registros académicos.
EL COLEGIO podrá utilizar correo electrónico, plataformas educativas, sistemas de mensajería y otros medios digitales para desarrollar sus actividades.
Los datos de contacto serán utilizados principalmente para comunicaciones relacionadas con:
Actividades académicas.
Matrículas.
Reuniones.
Eventos.
Información institucional.
Procesos administrativos.
Situaciones relacionadas con estudiantes.
Actividades formativas.
Comunicaciones de emergencia.
EL COLEGIO no utilizará los datos personales para fines de comercialización ajenos a sus programas, servicios y actividades institucionales, salvo que exista autorización específica o habilitación legal.
EL COLEGIO podrá administrar perfiles institucionales en redes sociales y plataformas digitales.
La publicación de fotografías, videos, nombres u otros datos personales de estudiantes menores de edad deberá observar las autorizaciones y restricciones previstas en esta Política y en la legislación colombiana.
EL COLEGIO procurará evitar la publicación de información que permita identificar innecesariamente:
Situaciones médicas.
Procesos disciplinarios.
Situaciones de convivencia.
Situaciones familiares.
Información sensible.
Situaciones que puedan afectar la dignidad o seguridad del estudiante.
EL COLEGIO podrá recolectar y utilizar información de contacto de padres, representantes legales, acudientes y personas autorizadas para actuar en situaciones de emergencia.
Esta información podrá ser utilizada para proteger la vida, integridad y seguridad de los estudiantes.
Con la suscripción de los documentos de matrícula, formularios físicos o electrónicos, registros institucionales u otros mecanismos habilitados por EL COLEGIO, el titular o su representante legal podrá autorizar el tratamiento de sus datos personales para las finalidades informadas.
Para los estudiantes menores de edad, la autorización será otorgada por quien tenga la calidad de representante legal o persona legitimada para ello.
La autorización deberá diferenciar, cuando corresponda, el tratamiento necesario para la prestación del servicio educativo de autorizaciones adicionales, especialmente aquellas relacionadas con:
Uso de imagen.
Publicidad.
Redes sociales.
Datos sensibles.
Datos biométricos.
Participación en actividades especiales.
El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización cuando legalmente proceda.
La revocatoria no afectará los tratamientos realizados con anterioridad de manera legítima ni impedirá que EL COLEGIO continúe tratando los datos cuando exista una obligación legal o contractual que así lo permita o exija.
EL COLEGIO podrá modificar esta Política cuando sea necesario para adaptarla a cambios legales, regulatorios, jurisprudenciales, tecnológicos, administrativos o institucionales.
Las modificaciones serán publicadas en la página web institucional o comunicadas mediante los mecanismos que EL COLEGIO considere adecuados.
La versión vigente estará disponible permanentemente para consulta de los titulares.
La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación y publicación.
Fecha de aprobación: ______________________________
Fecha de entrada en vigencia: ______________________
Versión: _________________________________________
Responsable de aprobación: ________________________
El COLEGIO MARÍA AUXILIADORA ALTICO reafirma su compromiso con la protección de la privacidad, dignidad, intimidad y datos personales de todos los integrantes de su comunidad educativa.
En especial, reconoce que los niños, niñas y adolescentes son sujetos de especial protección y que el tratamiento de su información debe realizarse bajo criterios reforzados de seguridad, confidencialidad, proporcionalidad, necesidad e interés superior.
EL COLEGIO se abstendrá de utilizar la información personal suministrada para fines de comercialización diferentes de sus programas, servicios y actividades institucionales, salvo que exista autorización específica o una habilitación legal.
La protección de los datos personales constituye un componente de la gestión institucional y se desarrollará de manera articulada con el Proyecto Educativo Institucional, el Manual de Convivencia, los procedimientos administrativos, las políticas de seguridad de la información y demás instrumentos institucionales.
AVISO DE PRIVACIDAD – COLEGIO MARÍA AUXILIADORA ALTICO
El Colegio María Auxiliadora Altico, identificado con NIT 860.033.785-5, con domicilio en la ciudad de Neiva, Huila, ubicado en la Carrera 12 No. 4-50, informa que es Responsable del Tratamiento de los datos personales que sean recolectados en desarrollo de sus actividades educativas, académicas, administrativas, laborales, contractuales, pastorales, culturales, deportivas y demás actividades institucionales.
Los datos serán tratados para finalidades relacionadas con la prestación del servicio educativo, gestión académica y administrativa, comunicación institucional, seguridad, atención de emergencias, cumplimiento de obligaciones legales y demás finalidades informadas al titular.
En el caso de niños, niñas y adolescentes, EL COLEGIO aplicará las garantías especiales establecidas por la legislación colombiana.
Los titulares podrán conocer la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en:
Para ejercer sus derechos pueden comunicarse mediante:
Correo: [email protected]
Teléfono: 608 857 7650
Móvil: 316 399 1840
Dirección: Carrera 12 No. 4-50, Barrio Altico, Neiva – Huila.
Al diligenciar los formularios institucionales y suministrar información personal, el titular o su representante legal declara haber recibido información sobre el tratamiento de sus datos, sin perjuicio de las autorizaciones específicas que deban solicitarse para tratamientos particulares.
Yo, ________________________________________________, identificado(a) con ________________________________, actuando en nombre propio y/o en calidad de representante legal de ________________________________________________, identificado(a) con ________________________________, declaro que he sido informado(a) sobre la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales del Colegio María Auxiliadora Altico.
En consecuencia, autorizo al COLEGIO, en los casos en que legalmente sea necesaria la autorización, para realizar el tratamiento de los datos personales suministrados, de acuerdo con las finalidades informadas en la presente Política.
Declaro que conozco:
Los derechos que me asisten como titular.
Las finalidades del tratamiento.
Los canales disponibles para ejercer mis derechos.
La posibilidad de consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales.
Las condiciones especiales aplicables a los datos de niños, niñas y adolescentes.
El tratamiento especial aplicable a los datos sensibles.
Tratamiento de datos personales:
☐ AUTORIZO
☐ NO AUTORIZO
Tratamiento de datos sensibles cuando sean estrictamente necesarios y legalmente procedentes:
☐ AUTORIZO
☐ NO AUTORIZO
Uso de imagen para actividades institucionales y educativas:
☐ AUTORIZO
☐ NO AUTORIZO
Uso de imagen con fines de comunicación y promoción institucional:
☐ AUTORIZO
☐ NO AUTORIZO
Publicación de fotografías o videos en medios institucionales y redes sociales:
☐ AUTORIZO
☐ NO AUTORIZO
Tratamiento mediante sistemas biométricos, cuando sean implementados y legalmente procedentes:
☐ AUTORIZO
☐ NO AUTORIZO
Nombre del titular/representante legal:
Documento:
Firma:
Fecha:
| Versión | Fecha | Descripción del cambio | Responsable |
|---|---|---|---|
| 1.0 | [FECHA] | Creación de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales | Rectoría |
COLEGIO MARÍA AUXILIADORA ALTICO – NEIVA
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Somos una institución educativa comprometida con la formación integral de nuestros estudiantes, basada en valores, excelencia académica y acompañamiento cercano.
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+57 608 8577650
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